張 靜

                  （陜西龍門鋼鐵有限責(zé)任公司檔案室  陜西 韓城 715405）

 

摘  要：如何建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作管理模式，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下快速發(fā)展的現(xiàn)代企業(yè)？本文分別從建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的管理體制、運(yùn)行機(jī)制、管理模式、委托管理等四個(gè)方面提出了幾點(diǎn)看法。

關(guān)鍵詞 ：現(xiàn)代企業(yè) 檔案管理 運(yùn)行機(jī)制 管理模式 委托管理

Establishment of modern enterprise management mode archives Thoughts

                 Zhang Jing

(Shaanxi Longmen Iron and Steel Croup,Inc shaanxi Hancheng 715405)

Abstract:How to establish a modern enterprise management mode archives to meet the market economy rapid development of the modern enterprise? This paper archives from the establishment of modern enterprise management system, operation mechanism, management, company management put forward four arguments.

Key  words: Modern Enterprise, File Management, Operating mechanism, Management, Commission Management

近年來(lái)，隨著改革的發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度在國(guó)有企業(yè)的推進(jìn)，企業(yè)對(duì)檔案服務(wù)的需求日益增多，但是在經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)使下，許多企業(yè)精簡(jiǎn)和壓縮檔案機(jī)構(gòu)和檔案管理人員，對(duì)檔案部門的投入也銳減，使許多大型企業(yè)仍沿襲建立初期所形成的管理模式而遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于企業(yè)的現(xiàn)代管理要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式建立在當(dāng)時(shí)企業(yè)管理體制、管理形態(tài)和管理模式上，適應(yīng)當(dāng)時(shí)企業(yè)發(fā)展的需要，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中起到了傳承歷史、記錄現(xiàn)實(shí)、服務(wù)未來(lái)的作用。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，公司的管理體制、運(yùn)行機(jī)制均發(fā)生了質(zhì)的變化，尤其是多種經(jīng)濟(jì)形式并存的集團(tuán)公司的出現(xiàn)，使傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行體制與機(jī)制改革的工作已迫在眉睫，只有建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作管理模式，才能適應(yīng)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下快速發(fā)展的現(xiàn)代企業(yè)。

檔案的管理模式受制于檔案的管理體制。現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案工作指的應(yīng)該是現(xiàn)代企業(yè)檔案系統(tǒng)建設(shè)工作和檔案業(yè)務(wù)管理工作。其管理體制有兩個(gè)層面：一是對(duì)現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的宏觀管理體制，二是檔案業(yè)務(wù)部門的內(nèi)部微觀管理體制。兩者之間是相互統(tǒng)一，相輔組成、相互促進(jìn)的一個(gè)問(wèn)題的兩個(gè)層面。

現(xiàn)代企業(yè)是一個(gè)建立健全母子公司產(chǎn)權(quán)關(guān)系和公司法人治理結(jié)構(gòu)的戰(zhàn)略聯(lián)盟組織。由若干個(gè)被控股、參股或契約關(guān)系的具有層次性穩(wěn)定的小企業(yè)組成。各企業(yè)間所有制形式、管理形態(tài)、經(jīng)營(yíng)模式、產(chǎn)業(yè)規(guī)模也不盡相同，再采用過(guò)去“大一統(tǒng)”式的以行政隸屬關(guān)系而確定的檔案管理體制，必然無(wú)法滿足企業(yè)個(gè)性化的要求，不利于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展。在宏觀上要樹(shù)立管理模式多元化的觀念，建立以資產(chǎn)為紐帶的檔案管理模式，公司檔案業(yè)務(wù)部門要放權(quán)，給予自主的管理權(quán)。公司要強(qiáng)調(diào)檔案管理體制的宏觀性，在管理時(shí)以引導(dǎo)、服務(wù)、咨詢?yōu)橹鳎荚谕苿?dòng)各子公司檔案工作依法自主運(yùn)行。在現(xiàn)代企業(yè)檔案主觀部門宏觀指導(dǎo)下，建立健全檔案業(yè)務(wù)部門的微觀體制。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下面對(duì)各子公司的企業(yè)形態(tài)的變化，引導(dǎo)各檔案部門創(chuàng)新各自檔案管理工作體制，以適應(yīng)企業(yè)的需要。

管理體制一旦確定之后，需要進(jìn)一步建立推動(dòng)管理體制運(yùn)行的管理機(jī)制。集團(tuán)公司檔案主管部門首先應(yīng)從宏觀層面上建立起相應(yīng)的運(yùn)行機(jī)制。現(xiàn)代企業(yè)制度下靠傳統(tǒng)的文件式、指令式管理無(wú)法滿足管理形態(tài)多樣化的眾多子公司對(duì)檔案管理的要求，只能以法歸檔、以法管檔。在現(xiàn)代企業(yè)這種混合性經(jīng)濟(jì)體制、多種所有制子公司并存下，推動(dòng)公司檔案工作運(yùn)行的主要手段是執(zhí)法建章——執(zhí)行國(guó)家、地方檔案行政法、建立公司系統(tǒng)檔案規(guī)章制度。

首先要貫章貫法，檔案法規(guī)是約束檔案業(yè)務(wù)部門和檔案業(yè)務(wù)人員在檔案工作中的自由行為，是強(qiáng)制性的工作標(biāo)準(zhǔn)或工作原則。需要有一個(gè)宣傳貫徹的程序，要經(jīng)過(guò)由認(rèn)識(shí)——理解——執(zhí)行的認(rèn)知過(guò)程。通過(guò)貫章貫法使集團(tuán)公司檔案系統(tǒng)工作在同一個(gè)法律、法規(guī)和制度的平臺(tái)上操作，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)公司檔案工作質(zhì)的統(tǒng)一。

其次要執(zhí)法檢查，檔案法強(qiáng)制性的表現(xiàn)之一就是執(zhí)法檢查。執(zhí)法檢查要程序化、規(guī)范化和體系化。其重點(diǎn)一是加強(qiáng)對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)所有保存的檔案的監(jiān)控，二是各子公司檔案集中統(tǒng)一管理原則的落實(shí)，三是對(duì)具備委托功能檔案部門的控制，確保檔案委托業(yè)務(wù)良性發(fā)展。

三是指導(dǎo)業(yè)務(wù)，由于檔案工作最終落腳點(diǎn)在檔案業(yè)務(wù)的具體工作部門，是各子公司的企業(yè)行為。公司檔案主管部門不宜對(duì)具體業(yè)務(wù)插手過(guò)深，要通過(guò)提供法規(guī)服務(wù)、標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)、中介服務(wù)、培訓(xùn)服務(wù)、技術(shù)服務(wù)等公共服務(wù)，指導(dǎo)各子公司檔案工作。從宏觀上把公司檔案工作引導(dǎo)到依法自主、科學(xué)規(guī)范的運(yùn)行軌道上來(lái)。

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制確定之后，檔案管理模式也基本成型，即現(xiàn)代企業(yè)檔案管理系統(tǒng)與檔案管理業(yè)務(wù)部門兩個(gè)相互協(xié)調(diào)的管理模式。檔案管理系統(tǒng)層面是檔案業(yè)務(wù)部門管理層面的系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)者、執(zhí)行監(jiān)督者。檔案業(yè)務(wù)部門指檔案實(shí)物管理者，即各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)。各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)是平等的，不受室藏多少與級(jí)別高低的影響，各自在公司檔案主管部門監(jiān)督下獨(dú)立自主、依法有效地開(kāi)展適合本二級(jí)單位特點(diǎn)的檔案管理工作。

檔案業(yè)務(wù)工作部門在檔案工作中要建立集中統(tǒng)一的管理模式即檔案工作部門要對(duì)本企業(yè)檔案實(shí)物實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理。集中統(tǒng)一管理便于對(duì)新型檔案研究、收集、歸類整理，也能有效防止檔案分散管理所造成的檔案管理上的空白和失散。所以要強(qiáng)調(diào)統(tǒng)一集中管理模式，以利于檔案的收集與利用，克服各自為政的混亂歸檔現(xiàn)象。

現(xiàn)代企業(yè)檔案管理模式應(yīng)“大放小集”。集團(tuán)化大公司不僅規(guī)模大，而且子公司眾多，性質(zhì)各異、區(qū)域分散，采用“大放”的方法，適應(yīng)公司多元化經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)，抓住靈魂、提綱挈領(lǐng)。“小集”是以子公司為單位實(shí)行集中管理，從檔案源頭上確保檔案的完整與安全，強(qiáng)化檔案管理的責(zé)任，便于檔案的收集與利用。

現(xiàn)代企業(yè)的管理模式給予了各子公司內(nèi)部管理體制、運(yùn)行機(jī)制的自主性和靈活性，各子公司會(huì)按照自己的需要設(shè)置組織機(jī)構(gòu)。將檔案管理工作按照傳統(tǒng)慣例提交集團(tuán)公司，而集團(tuán)公司又不可能像過(guò)去一樣解決集團(tuán)內(nèi)龐大的檔案管理業(yè)務(wù)，為了解決這一矛盾，集團(tuán)公司可在集團(tuán)內(nèi)培育發(fā)展一至若干個(gè)具有檔案委托管理功能的檔案管理機(jī)構(gòu)，為不具備設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)的子公司提供優(yōu)質(zhì)檔案委托管理服務(wù)。

檔案委托管理是將企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)工作委托具有相應(yīng)功能的檔案管理部門管理，委托檔案部門從委托企業(yè)的歸檔材料收集開(kāi)始直到調(diào)閱利用、鑒定注銷提供全方位全過(guò)程的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部實(shí)行檔案管理委托運(yùn)行機(jī)制，是一種改革，也是一種創(chuàng)新，更是現(xiàn)代企業(yè)組合競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，催生子公司效益最大化的一種有效方式。在現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部搭建檔案委托管理平臺(tái)，有利于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作系統(tǒng)化、科學(xué)化，有利于現(xiàn)代企業(yè)的檔案保密，有利于現(xiàn)代化企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)。